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Gmailの受信メール自動振り分け

 

Gmailでは、受信したメールを自動で振り分ける設定ができます。今回はその設定方法の解説。

自動振り分け?

Gmailでは、あらかじめ条件を設定しておいて、受信したメールが条件に当てはまると、自動で振り分けたり転送することができるようになっています。

例えば、Gmailで複数のメールアドレスを受信できるようにしてある場合に、「 kishimoto@kspc-biz.com」宛てに届いたメールだけを「岸本ビジネスサポート」というラベルに自動振り分けする、とか、またあるいは本文に「ITコーディネータ協会」と入っているメールを、自動で別のアドレスへ転送するなど、様々な自動振り分けができるようになっています。今回はこのうちの「ラベルをつけて自動振り分けする」というやり方の説明。

手順

右図のように、受信したメールを開きます。
メール本文の右上にある「その他」という項目をクリックすると、下にメニューが出てきます。この中の「メールの自動振り分け設定」をクリックします。

メール検索ボックスの部分に右図のような画面が現れます。

ここで振り分けるメールの受条件を行います。右図の状態はFromの部分にメールアドレスが入っています。これは、「kishimoto@kspc-biz.com」から届いたメールを振り分けるという意味になります。

ここで、例えば「件名」の部分に「お問い合せ」と入力すれば「件名にお問い合せという言葉が入っているメール」という条件が加わります。

もちろん、複数の条件を組み合わせることも出来ます。
条件が整ったら、この画面の右下の「この検索条件でフィルタを作成」をクリックして次へ進みます。

検索条件に当てはまるメールを受信した場合、どう振り分けるかを設定します。

ここで「ラベルを付ける」を選び、「新しいラベル」をクリックすると右図のような新しいラベルを付ける画面が現れますので、ここへラベルを入力し「作成」ボタンをクリックします。

(ラベルとは、目印のような意味のものです。例えば「岸本ビジネスサポートからのメール」とラベルをつけると、Gmailの受信トレイにその名前のフォルダのようなものが出来上がり、そのラベルが付けられているメールがここへ収まります。

出来上がったら「フィルタを作成」をクリックします。

ちなみに、その横にある「◯件の一致するスレッドにも・・・・」をチェックしておくと、過去のメールで同じ条件に当てはまるものも、すべて同じようにラベルを付けてくれます。

ラベルを付ける以外も出来ます

ラベルを付ける以外にも、「転送する」とか、あるいは「削除する」などの対処方法も選べます。

この機能を利用して迷惑メールを自動削除することもできます。また、特定のキーワードが含まれるメールを「重要」マークしたり、逆に読まずに「既読」にすることもできます。

ちなみに、このメールの自動振り分け設定は、いくつも作ることができます。

メールでのやり取りが多いお仕事の方は、この機能を上手く使うとメール処理が非常にスムーズになると思います。ぜひ試してみてください。

また、一度作ってしまった自動振り分け設定を変更する、削除するという場合には、Gmailの設定画面「フィルタ」というメニューから設定変更や設定そのものの削除が行えます。