パソコンのデータを整理していく上で「フォルダ構造の理解」は避けて通れません。ぜひきちんと理解してデータ整理と業務活用に役立てましょう。
パソコンのデータはツリー構造
パソコンの中・・・というかほぼ全てのIT機器内のデータの保存の仕方は「ツリー構造」と言われるフォルダ管理で保存されています。と、このように書くとなんか難しそうな感じですが、パソコンをある程度使い慣れている方なら慣れ親しんだ、「マイドキュメントの中に書類、とか現場写真、とかフォルダを作っておく」という、アレです。
これは別の例に例えると、事務机の大きな引き出しを開けると幾つかのパーティションで区切ってあって、それぞれのパーティションがまた更に幾つかに分かれていて、それぞれのスペースに「ここは付箋用紙、ここはクリップ、ここはペン」という風に入れるものを決めてあるのと同じようなイメージです。
図は、そのフォルダ構造を表したものです（Windows7でエクスプローラを開くと、画面の左側にフォルダ一覧が出ますよね？それをイメージしていただくとツリー構造というのがわかると思います）
フォルダの分け方・構造の作り方が整理のポイント
で、このツリー構造になっているフォルダというのが、データ整理をするのにとても重要な役割を持っています。というのは、「ツリー構造」というのは分け方さえきちんと定まっていれば、必ずデータを見つけられるようになっているからです。
というのもツリー構造は、一番上の階層からあるデータ（あるいはフォルダ）へ行くのに1つしか経路がありませんから、その「経路」さえ分かっていれば迷うことがないんです。
例えば例示した図で考えてみましょう。「ホームページに掲載した解説記事の画像を探したい」と思ったら・・・？
「データ整理用」からスタートして「営業・広告宣伝」→「Web」→「公式サイト」→「解説記事画像」とたどれば必ずそこに解説記事画像がありますね。別のフォルダ・・・例えば「資産管理」フォルダをクリックしてどこを探しても「画像」らしきものが入っているフォルダはありません。
こんな風にフォルダを整然と分けてそこへ確実にデータを仕分けて保存することができれば、探し出す時に迷わずに探し出せる、というわけです。
で、その最大のポイントが「保存するべきフォルダをどういう風に作って、それをどうカテゴリー分けするか？」という点。この部分がデータ整理をする際のポイントとなります。
フォルダの分け方にご注意
データ整理しようとしてはいるんだけどなかなか上手に出来ないという方の多くは、フォルダの作り方、仕分け方をする際に以下のような状態に陥ってしまっています。
- 作ったフォルダの名前が曖昧で、後から「ここへ何を入れればよいのか分からない」という状態になっている
- ナンか気がついたら同じような名前のフォルダがあっちのフォルダの中にもこっちのフォルダの中にも出来ていて、いったいどこへ何をしまったのかが分からない
実際のモノの片付けや整理と同じで「取り敢えずここへしまっておこう」というような場当たり的なデータの保存をしていると、殆どの場合こういうことになります。
そうならないための大切なのが「入れ物（＝フォルダ）はあらかじめ考えられる限り全部作って整理しておく」ということ。つまり、「どこへ何を入れておくかを決めておけば、後で余計なフォルダが出来たりデータをどのフォルダへ入れれば良いか迷ったりせずに済む」というわけです。
と、いうことで、とにかくデータの整理は「フォルダを作って整理するという分け方が基本で、そのフォルダの作り方に重要なポイントがある」ということをまず理解しておきましょう。ここが理解できたら、次は実際のフォルダ構造を作るための「考え方の基本」を解説します。